System kaucyjny w małym sklepie: finanse, rozliczenia i opłacalność
Finanse sklepu w systemie kaucyjnym
będziesz mieć do czynienia:
Kaucja (50 gr lub 1 zł)
Jeśli jesteś przedsiębiorcą nie przystępującym do systemu kaucyjnego w pełni, kupujesz napój z kaucją i sprzedajesz go z kaucją. Kaucja jest wówczas neutralna finansowo. Jeśli chcesz przystąpić do systemu kaucyjnego w pełni i odbierać opakowania, to w momencie odbioru opakowania od klienta, wypłacasz mu kaucję. Tę kwotę wypłaca Ci operator, z którym podpisałeś umowę.
Opłata manipulacyjna (handling fee)
To jest Twój faktyczny zwrot kosztów z tytułu uczestnictwa w systemie. Jest to kwota, którą operator systemu płaci Ci za obsługę każdego zebranego opakowania.
Co warto wiedzieć o opłacie manipulacyjnej?
Wysokość stawki
Ustawa gwarantuje sklepom zwrot kosztów, ale dokładna wysokość opłaty jest elementem Twojej umowy z operatorem. Negocjując umowę, zapytaj wprost o stawkę za każdą zebraną puszkę, butelkę PET i butelkę szklaną.
Zależność od formy zbiórki
Stawka jest zazwyczaj wyższa w przypadku zbiórki automatycznej (przy użyciu recyklomatu - RVM) niż przy zbiórce manualnej. Dzieje się tak, ponieważ zbiórka manualna wymaga dodatkowego liczenia i weryfikacji opakowań w centrum operatora, co wiąże się ze zwiększonymi kosztami po stronie operatora
Płatności i księgowość – jak to poprawnie rozliczyć?
Cykl rozliczeń z operatorem
Rozliczenie kaucji
Ten proces zapewnia, że kaucja jest dla Twojego sklepu neutralna finansowo. W cyklu rozliczeniowym (np. miesięcznym) operator na podstawie raportów zestawia kwotę kaucji, , którą wypłaciłeś klientom zwracającym opakowania.
Opłata manipulacyjna
Twój zwrot kosztów za usługę zbiórki.
Aspekty podatkowe i księgowe
Kaucja
Jest neutralna podatkowo. Nie jest Twoim przychodem (gdy ją pobierasz) ani kosztem (gdy ją zwracasz). Rozliczenie z operatorem odbywa się na podstawie wystawionej przez Ciebie noty obciążeniowej. Nie naliczasz od niej podatku VAT ani dochodowego.
Opłata manipulacyjna
Jest Twoim przychodem z tytułu świadczenia usług. Musisz wykazać ją w księgach (KPiR lub księgi handlowe) i zapłacić od niej podatek dochodowy. Rozliczenie z operatorem odbywa się na podstawie wystawionej przez Ciebie faktury VAT.
Ważne: Kaucję za opakowania, które nigdy nie zostały zwrócone przez konsumentów, zatrzymuje operator systemu. Środki te służą do dalszego finansowania rozwoju systemu kaucyjnego. Sklep nigdy nie jest właścicielem niezwróconej kaucji.
Zarządzanie ryzykiem – co zrobić w trudnych sytuacjach?
Rozbieżności w liczbie zebranych opakowań? W umowach z operatorami dotyczącymi zbiórki manualnej zazwyczaj znajduje się zapis, że wiążąca jest liczba opakowań policzona w ich centrum liczenia. Twoim zabezpieczeniem jest dokładne plombowanie i oznaczanie worków. Ważne jest aby Twoi pracownicy, uczciwie skanowali każdą butelkę i wrzucali ją do worka. W przypadku automatu RVM, nie ma problemów z rozbieżnościami.
Brak gotówki w kasie na wypłatę kaucji? To mało prawdopodobne. Pamiętaj, że klient najczęściej robi zakupy, a kwota kaucji może być po prostu odliczona od wartości jego paragonu.
Awaria internetu lub automatu? Umowa z operatorem musi zawierać procedurę awaryjną "offline". Zazwyczaj polega ona na manualnym przyjmowaniu opakowań i ewidencjonowaniu zwrotów w trybie offline . W razie awarii niezwłocznie skontaktuj się z infolinią techniczną operatora.
Klient chce zwrócić zgniecioną lub uszkodzoną butelkę? W przypadku zbiórki manualnej personel powinien być przeszkolony, aby asertywnie, ale uprzejmie wyjaśnić, że system nie przyjmie uszkodzonego lub zgniecionego opakowania. Pomocne będą widoczne w sklepie infografiki z zasadami zwrotów. W przypadku zbiórki automatycznej, RVM nie przyjmie takiego opakowania.
Próba zwrotu opakowań z zagranicy? Opakowania w polskim systemie będą miały unikalny kod kreskowy i specjalne oznaczenie. Automat RVM automatycznie odrzuci takie opakowanie, a przeszkolony pracownik powinien je łatwo rozpoznać.
Operator spóźnia się z odbiorem, a brakuje miejsca? Operator spóźnia się z odbiorem, a brakuje miejsca? Natychmiast zgłoś ten fakt operatorowi, najlepiej mailowo, aby mieć ślad korespondencji.
